Nieuwe medewerkers inwerken op afstand is een nieuwe uitdaging. 

1 mei gaat er via Brainfish een nieuwe medewerker starten bij een ontzettend leuke MKB organisatie in de regio Utrecht. De HR manager van deze organisatie belde mij omdat ze even wilde sparren. Ze vertelde dat ze bij nieuwe medewerkers altijd een mooi onboarding proces heeft, zodat ze zich snel thuis voelen en daardoor snel betrokken zijn bij de organisatie. Echter hoe doe je dat als er bijna niemand op kantoor is en je 1,5 meter afstand dient te houden.
Goede vraag!
We hebben daar samen over nagedacht en de uitkomst wil ik graag met jullie delen, want dit is waar veel organisaties nu tegen aan lopen en wat juist in deze tijd zo ontzettend belangrijk is.

1. Virtuele Pre-onboarding

Stuur iemand voor de start een leuk welkom pakketje via de post met daarin alle papieren die er eventueel nog getekend moeten worden voor de start, maar ook met een leuke gadget die hij/zij kan gebruiken bij het thuiswerken, bv een mok met het logo van het bedrijf.
De mentor/leidinggevende of buddy neemt voor de startdatum al een keer tijd voor een virtueel kop koffie om de nieuwe collega mee te nemen in de gang van zaken. Mensen willen graag weten wat ze kunnen verwachten in deze onzekere tijden, dit geeft rust en ze voelen dat ze welkom zijn. Plan samen alvast de afspraak voor de eerste dag.

2. De eerste dag

Is het kantoor open, dan is niets leuker dan toch iemand op kantoor uitnodigen op zijn eerste dag.
Elke fysiek moment is meegenomen. Uiteraard met gepaste afstand.
Mocht dat niet lukken plan dan op de eerste dag een virtueel moment in en neem iemand mee op een virtuele tour door het kantoor. En laat de nieuwe collega ook virtueel met een aantal andere collega’s kennismaken, bijvoorbeeld met de teamgenoten of andere collega’s waar vaak contact mee is.

3. Extra aandacht

Bijna 80% die vertrekt in de eerste maand, noemt gebrek aan aandacht en waardering van de leidinggevende als reden. Juist in deze tijd heel belangrijk om vinger aan de pols te houden.
Bespreek van beide kanten de verwachtingen, denk aan de volgende onderwerpen:

* Maak een planning van contactmomenten (individueel of met het hele team)
* Hoe verloopt de communicatie in deze nieuwe situatie.
* Welke afspraken maken jullie over de work – live balance.
* Wat verwacht je qua bereikbaarheid en werktijden.
* Koppel medewerkers aan elkaar, als buddy, zodat ze elkaar kunnen ondersteunen.
* Maak een groepsapp aan met je team
* Check of je mensen behoefte hebben aan bijvoorbeeld de Vrijdagmiddagborrel.
* Plan ook informele momenten in en vergeet niet plezier te maken!

4. Out of the box

Doe meer met video! Maak dingen visueel.
Laat de directeur of CEO een welkom video opnemen voor nieuwe collega’s.
Team overleggen kunnen via een webinar, handige tools zijn Skype, Teams, Zoom of Loom.
Maak een roadmap met de nieuwe collega’s voor de komende 3 maanden, leg daarop alle doestellingen vast met elkaar.
Helder voor iedereen en handig om af te vinken.

5. Bingo

Een andere originele manier om de pro activiteit van je nieuwe medewerker te bevorderen is het geven van activiteiten in de eerste maanden. Eén van onze persoonlijke favorieten is de onboarding bingo. Hierbij krijgen starters een bingokaart waarop de hoofden van enkele medewerkers staan afgebeeld. Wanneer je een interactie hebt gehad met één van hen, mag je deze afvinken op je bingokaartje. Als je een volle kaart hebt, krijg je een verrassing van HR!

6. Na 3 maanden

Een nieuwe medewerker betekent ook een nieuwe frisse blik op je bedrijf.
Organiseer na de eerste 3 maanden een ‘start, stop, continue’ gesprek (online)
Tijdens dit gesprek wordt gepolst naar waar het bedrijf volgens de nieuwe medewerker meteen mee zou moeten starten (=start), wat er helemaal niet werkt en waar het bedrijf mee zou moeten stoppen (=stop). Hierna wordt ook gevraagd naar wat er volgens hen wel werkt en je bedrijf zeker mee moet doorgaan (=continue). Op deze manier verkrijg je waardevolle informatie én laat je ook je nieuwe medewerker weten dat zijn/haar mening telt.
Zorg voor een goede start, dit verhoogt de betrokkenheid en productiviteit van de nieuwe collega!

Heb je vragen of wil je sparren? Neem gerust contact met ons op.

Blijf gezond!

Menu